ZAPYTANIE OFERTOWE NR: 03/2022

DOTYCZY PROJEKTU:

Tytuł projektu: System monitoringu i analizy zdarzeń pozwalający na podniesienie bezpieczeństwa na przejazdach kolejowych kategorii D, a także identyfikujący przestrzeganie obowiązujących przepisów ruchu drogowego.

Numer umowy o dofinansowanie: POIR.04.01.04-00-0048/20-00

ZAMAWIAJĄCY:

ELMONTAŻ Sp. z o.o.

ul. Ks. Prałata Stanisława Słonki 54

34-300 Żywiec

REGON – 072826959

NIP – 5532252006

DATA UPUBLICZNIENIA ZAPYTANIA OFERTOWEGO: 10.11.2022 r.

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Przeprowadzenie zewnętrznego audytu projektu

KOD CPV:

79212000-3 - Usługi audytu

1. WYMAGANIA I OPIS ZAMÓWIENIA

Okres realizacji zamówienia: w terminie 4 tygodni od dnia podpisania umowy, jednak nie później niż do dnia 30.12.2022 r.

Przedmiotem zapytania jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu „System monitoringu i analizy zdarzeń pozwalający na podniesienie bezpieczeństwa na przejazdach kolejowych kategorii D, a także identyfikujący przestrzeganie obowiązujących przepisów ruchu drogowego” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach poddziałania 4.1.4 Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020 na podstawie umowy o dofinansowanie nr POIR.04.01.04-00-0048/20-00.

Dane dotyczące projektu:

Koszty kwalifikowane projektu: 7 306 950,88 zł

Dofinansowanie projektu: 4 855 771,12 zł

Projekt realizowany jest przez konsorcjum:

• Lider konsorcjum – ELMONTAZ Sp. z o.o.
• Konsorcjant – Akademia Techniczno-Humanistyczna w Bielsku-Białej

Czas realizacji projektu: 01.09.2020 – 31.08.2023

Procent realizacji wydatków od początku projektu: 70%

 

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania są kwalifikowalne, zadanie jest realizowane zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie raportu w tym zakresie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia obejmuje:

1. ocenę zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, a w szczególności:

• realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowach o dofinansowanie projektu,
• wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem,
• wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu,
• sposobu monitorowania celów projektu,
• sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji projektu,
• poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla projektu ewidencji księgowej,
• ocenę prawidłowości stosowania zasady konkurencyjności,
• zgodność z właściwymi politykami i zasadami wspólnotowymi,
• zgodność z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020,
• realizacji zaleceń i rekomendacji z wcześniejszych kontroli i audytów.

 

2. wydanie raportu z audytu zewnętrznego, zawierającego następujące elementy:

• data sporządzenia raportu,
• nazwa i adres podmiotu realizującego projekt,
• nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
• nazwę audytowanego projektu, numer i datę umowy o dofinansowanie, która dotyczy audytowanego projektu,
• całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowanych, kwotę dofinansowania,
• termin realizacji i zwięzły opis audytowanego projektu,
• termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
• okres objęty audytem zewnętrznym,
• cel audytu zewnętrznego,
• zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer), które zostały poddane badaniu,
• podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
• informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie wybrania tej próby,
• ustalenia stanu faktycznego oraz opis oceny dotyczącej zgodności realizacji projektu z jego założeniami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu w obszarach wskazanych powyżej,
• wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu z wskazaniem ich wag,
• określenie i analiza przyczyn i skutków uchybień,
• uwagi i wnioski w sprawie stwierdzonych uchybień a przypadku ich wystąpienia rekomendacje dotyczące właściwego sposobu postępowania,
• podpisy audytorów sporządzających raport,
• numery na każdej stronie raportu i parafki audytorów sporządzających raport.

 

2. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU:

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

0. 1. 1. 1. Nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe albo osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym bądź osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzaniem wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:
1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa,
3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia.
   1. 1. 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności - Audyt przeprowadza audytor, którym może być:

1. osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. finansach publicznych;
2. osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w ppkt. a.
   1. 1. 3. Wykonawca potwierdzi spełnianie warunków poprzez złożenie oświadczenia, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2.
         4. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana zgodnie z formułą: „spełnia-nie spełnia” na podstawie złożonych oświadczeń wymaganych przez Zamawiającego. Niespełnienie chociaż jednego z wyżej wymienionych warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania
            i uznaniem jego oferty za odrzuconą. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dokumentacji potwierdzającej uprawnienia do wykonywanej działalności. Jeżeli Wykonawca nie udowodni spełniania warunku udziału, zostanie wykluczony z postępowania i jego oferta nie będzie podlegała ocenie w ramach oceny ofert.

 

3. TERMIN SKŁADANIA OFERT I ROZSTRZYGNIĘCIE:

1. Ostateczny termin składania ofert: 17.11.2022 r.

Oferty dostarczone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.

 

4. MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT:

1. Oferta powinna zostać przygotowana na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna być przygotowana w języku polskim.
2. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie można składać:

1. za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście do siedziby firmy zamawiającego: ELMONTAŻ Sp. z o.o., ul. Ks. Prałata Stanisława Słonki 54, 34-300 Żywiec;
2. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mailem: dizydor@elmontaz.pl.

Z dopiskiem (na kopercie; w przypadku poczty elektronicznej - z tytułem)

„OFERTA NA AUDYT”.

3. W przypadku ofert, które będą dostarczane drogą pocztową liczy się data wpływu oferty do biura Zamawiającego. Oferty, które będą dostarczane elektronicznie na wskazany adres e-mail powinny być podpisane przez Oferenta.
4. Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia: Dariusz Izydor, e-mail: dizydor@elmontaz.pl.
5. Wykonawca może zwrócić się na piśmie do zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego najpóźniej do dnia 16.11.2022 r.  Zapytania o wyjaśnienia należy składać

1. za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mailem: dizydor@elmontaz.pl.

6. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień. Jeżeli zapytanie o wyjaśnienie treści zamówienia wpłynął po upływie powyższego terminu lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
7. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia.
8. Oferent ma prawo złożyć tylko jedną ofertę, w przypadku złożenia przez oferenta wiecej niż jednej oferty wszystkie jego oferty zostaną odrzucone (chyba, że oferent przed upływem terminu składania ofert wycofa złożoną ofertę a następnie złoży nową ofertę ponownie).
9. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień oraz uzupełnień dokumentów. Przez złożenie wyjaśnień/uzupełnień w wyznaczonym terminie należy rozumieć dostarczenie Zamawiającemu dokumnetacji/ skanów dokumnetacji w formie elektronicznej (na adres: dizydor@elmontaz.pl) przed upływem wyznaczonego terminu. Na wezwanie Zamawiajacego, oferent może zostać poproszony o dostarczenie dokumnetacji również w wersji papierowej.
10. Jeżeli oferent w złożonej ofercie podaje informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i chce, aby wskazane infromacje nie podlegały ujawnieniu osobom trzecim, powinien w Formularzu ofertowym wskazać dokładnie, które dokumenty złożone w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zastrzeżenie oferenta nie może dotyczyć informacji: nazwy Wykonawcy (firmy), jego adresu oraz oferowanej ceny.

 

5. OCENA OFERT:

1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
   1. Cena brutto (C) – 100 % wagi oceny

 

2. Zasady wyliczania kryterium punktowego:

1. Cena brutto (C)

	Cn
C =	---------------	x 100 pkt.
	Co

 

gdzie:

Cn - cena brutto najniższa z otrzymanych ofert

Co – cena brutto ocenianej oferty

Przy ocenie w kryterium „Cena brutto” najwyżej będzie punktowana oferta z najniższą ceną brutto. W ramach kryterium maksymalnie można uzyskać 100 pkt.

3. Najkorzystniejszą ofertę będzie stanowić oferta z najwyższą ilością punktów.
4. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma taką samą liczbę punktów, Zamawiający przeprowadzi negocjacje cenowe.

 

6. WARUNKI POSTĘPOWANIA:

1. Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.
2. Oferty, które nie spełniają wymagań określonych w zapytaniu ofertowym nie będą rozpatrywane.
3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Oferty częściowe lub wariantowe nie będą brane pod uwagę.
4. Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo Zamówień Publicznych, dlatego nie jest możliwe stosowanie środków odwoławczych określonych w tej ustawie.
5. Termin ważności oferty – 30 dni liczone od daty upływu terminu składania ofert.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny.
7. Zamawiający może unieważnić postępowanie w szczególności w przypadku, gdy:

• cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
• wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego,
• postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia.

8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość:

• anulowania postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny,
• unieważnienia postępowania bez wyboru oferty,
• unieważnienia postępowania, zarówno przed, jak i po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty bez podania przyczyny.

9. W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawcom, którzy złożyli oferty, nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty.
10. O unieważnieniu postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy:

• ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert;
• złożyli oferty – w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert.

 

7. WYKLUCZENIA:
   1. 1. 1. Z udziału w postępowaniu są wykluczeni Wykonawcy/Oferenci, którzy posiadają powiązania osobowe lub kapitałowe z Zamawiającym.

Przez powiązania kapitałowe albo osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym bądź osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu zamawiającego czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzaniem wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

1. 1. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
   2. posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
   3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
   4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
      w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
      1. 2. Z udziału w postępowaniu są wykluczeni Wykonawcy/Oferenci, którzy nie złożyli oświadczenia dotyczącego posiadanych uprawnień.

 

8. WARUNKI ZMIANY UMOWY:
   1. 1. 1. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, zgodnie z poniższymi zasadami.

1. Zmiana termin realizacji zamówienia w przypadku:

• wystąpienia okoliczności, których obiektywnie nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;
• gdy zaistnieje inna, niemożliwa do przewidzenia w momencie zawarcia umowy okoliczność prawna, ekonomiczna, techniczna lub wystąpi siła wyższa, za którą żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności, skutkująca brakiem możliwości należytego wykonania umowy zgodnie z zamówieniem.

2. Zmiany ogólne ze względu na:

• zmiana osób odpowiedzialnych za kontakty i nadzór nad realizacją przedmiotu u mowy, 
• wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści umowy. 
  1. 1. 2. Zmiany i uzupełnienia postanowień umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

 

9. LISTA DOKUMENTÓW/OŚWIADCZEŃ WYMAGANYCH OD WYKONAWCY:

1. Rozpatrywane będą tylko kompletne oferty, tj. zawierające wszystkie wymagane dokumenty:

1. Formularz ofertowy (załącznik 1).
2. Oświadczenie Wykonawcy (załącznik 2).

 

X. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

1. Formularz ofertowy (załącznik 1)

2.Oświadcznie wykonawcy (załącznik 2)